2010年5月3日 星期一

遲到說 (4/30簡報技巧主題)

遲到可能是現代人最常出現的行為模式之一,而且不分男女老幼。每一個人都無法避免在人生中的某個時間遲到過,但令人疑惑的是,似乎沒有很多人把它當作一件必須重視的事情。一直以來,我算是一個很注重時間觀念的人,對於身邊的人遲到行為總是特別的敏感,因此常常會為了一些時間觀念的問題與他人起一些小衝突。久了之後,覺得這樣實在不是辦法,於是就稍微研究了一下"遲到"這件事情。

為什麼會遲到
要談如何解決遲到的問題之前,首先要先了解為什麼有人會遲到。根據我的經驗,最常聽到的遲到理由有下面五種

1.不好意思,我不小心睡過頭了。
>>>如果早知道與他人有約,這似乎無法成為合理的理由。
2.我才遲到五分鐘而已,真的有這麼嚴重嗎?
>>>不管時間是長是短都還是遲到,對他人來說,都會造成困擾。
3.反正大家都會遲到,我那麼早來也沒有用。
>>>但如果大家都是這樣的想法,要等到什麼時候才能開始做事情?
4.不好意思,我還在準備東西,所以晚到了。
>>>要用的東西似乎不應該臨時抱佛腳...而且臨時抱佛腳出來的東西也實在很難令人放心。
5.前一件事情拖到時間了,我也沒有辦法啊。
>>>意外的時間花費也應該被計算進去。即使迫不得已得取捨,也應該事先通知(手機之類等等)。

遲到的意義
根據以上常見的理由顯示,非不可抗力因素的遲到多半是表達出對事情的不重視以及對人的不尊重。如果心裡有很在意某件事情,通常並不會選擇遲到的做法。而且每多一個人遲到、每多一分鐘遲到,對於準時的人來說,就是多浪費了一分鐘的生命以及多減少一分鐘的效率。

所以該怎麼避免遲到
根據我自己的經驗,避免遲到基本上可以從三個方向下手。在此我以大學生最常遇見的狀況---"討論報告"來舉例

Step I : 對於時間的約定量力而為
因為我並不是住在學校的住宿生,所以到學校需要一點奔波的時間,因此考量到我的能力以及習慣,通常我都不會約早上九點以前的時間,因為我判斷自己無法那麼早來學校。
Step II : 規劃行程
那假設與他人約了九點。在時間確定之後,就要開始來規劃行程。例如以下是我從鬧鐘響起與到達學校之間需要做的事情:
*鬧鐘響起>賴床>盥洗>準備東西>騎車的路途>買個早餐>提早十五分鐘到達學校
(特別注意,我最後一個行程是"提早十五分鐘"到達學校)
Step III : 規劃時間
而在行程確定了之後,接下來就是規劃時間了,而規劃的狀況如下表:

意思是我得在7:15分左右讓鬧鐘響起。如果這對我來說是個很早的時間,那麼我就應該前一天早一點睡覺!!!
(特別注意,這個時間計算裡面又多了一個"可能的意外時間花費"以確保安全)

那又該怎麼因應他人的遲到
即使做到自己不遲到,也很難保他人不會遲到。甚至有的人是無法溝通的、習慣性的遲到。如果不幸遇到了,總得有些方法來解決。在此提供兩個策略:

策略一 : 說清楚講明白 
約時間之前,就先說好規則,最多可以容忍多久的遲到,或是無法容忍遲到。所以如果有人遲到了,這次的約定就算毀了。(可以掉頭就走或是破口大罵。但這種方法建議用在有足夠交情以及事情不那麼急迫的狀況下。這樣的做法也許可以給慣性遲到者當頭棒喝。)
策略二 : 兵來將擋,水來土掩 
你喜歡遲到,我就提早。讓你遲到個夠!!!假設真正想約的時間是九點,那與慣性遲到者約定的時候就看狀況,可能約八點或八點半。這樣當他九點出現在指定地點的時候,我們就可以悠哉悠哉的慢慢等他,皆大歡喜。

但治標始終不如治本
無論我們有多少的因應策略,遲到總是會令他人感覺不被尊重,也會實質上的降低效率。所以最好的方法就是讓自己不要遲到。準時的功夫看起來不容易,但實際上也沒那麼難。以我自己而言,當準時跟提早的行為習慣了之後,就自然而然的,不用再去計算時間,也能隨心所欲而不踰矩。

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